基本建设项目档案资料管理规定

一、总则

1、为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合校区基本建设工作的具体情况，制定本办法。

 2、本规定的编制依据：

(1)《中华人民共和国档案法》

(2)《建设工程项目管理规范》

(3)《建设工程监理规范》

(4)《建筑工程施工质量验收统一标准》

(5)国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

(6)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》

(7）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》

(8)财政部《基本建设财务管理若干规定》

(9)审计署《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》

(10)国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》

3、基本建设项目档案资料是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、竣工结算、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。

校区档案馆对建设项目档案资料的收集要以项目为中心。

基建处负责项目立项阶段，包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理；负责国防科工委审批项目资料归档的组织协调工作;负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理。

财务处负责项目财务资料及固定资产形成和移交方面资料的收集、整理。

审计室负责项目过程、结算和竣工财务决算资料的收集、整理。

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、档案资料的管理

1、校区档案馆要负责监督、检查和指导本校区基建部门建设项目的档案资料工作。档案管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。

2、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

3、项目建设过程中，基建处、财务处、审计室、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。

基建处要按本规定的具体实施办法，编制、收集、整理好建筑工程资料档案，按时移交档案馆。

财务处、审计室形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。

4、档案资料的汇总整理：

(1)建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向基建处提交完整、准确的项目档案资料。

(2)实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向基建处提交完整、准确的项目档案资料。

(3)建设项目实行由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料，交基建处汇总、整理，或由基建处委托一个承包单位汇总、整理，统一交给基建处。

5、建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。

6、凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用手段和措施，保证使用。

7、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

8、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案材料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。

9、设计建设大中型建设项目时，应设计与工作任务相适应的、符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

三、基建处资料管理的要求

1、基建处管理的资料档案分为两类，一类是建筑工程技术资料，另一类是校区及校区内有关部门的管理文件、基建处形成的非工程技术类资料。本办法只涉及基建处管理的第一类资料。

2、项目参建各方要充分重视工程建设的资料档案工作。项目施工阶段的施工、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

工程预验收阶段，基建处按照国家有关规定及本管理办法，组织对工程资料的全面检查；凡资料检查不满足本规定的工程，不得进入正式竣工验收阶段。

3、用户单位或校区其他有关部门、人员提出意见和建议，使建筑工程的功能或投资发生较大变化的，必须取得用户单位主管部门签署的确认文件，基建处方可同意对其发生变更，基建处和施工方应将确认文件作为用户变更的依据资料存档。

由于上述变更使工程投资超出概算的，基建处负责调整计划，并将调整后的计划归档管理。

4、工程竣工验收合格后三个月内，基建处必须向校区档案馆报送一套符合规定的工程档案。根据国家的有关规定，档案馆接收的工程档案必须是原件，其它单位可以保存复制件或复印件。有关单位归档的复制、复印件应由档案馆与原件校对、签章，并加盖证明专用章，效力与原件等同。

5、全面、完整是建筑工程资料收集的基本原则。

资料收集的范围不能局限于建筑工程主体本身，相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目都必须形成翔实完整的记录资料。

从投资角度来看，凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。校区将建筑工程资料按九个方面进行分类：

(1)立项、可研、初设及其批复、建设计划；

(2)前期资料；

(3)合同文件；

(4)施工单位内业资料（含竣工图）

(5)监理资料； 

(6)竣工结算用技术资料汇总；

(7)竣工验收文件；

(8)工程投资控制资料汇总及统计分析资料；

(9)竣工档案。

6、资料收集整理的具体要求

(1)立项、可研、初设及其批复、建设计划 

此属项目立项阶段的资料收集内容，主要包括：项目建议书、立项批文、可研报告及审批意见；可能的初步设计及其审批意见；建设计划。

项目建议书和立项批文由基建处完成。

本条由基建处完成，其编制按照国防科工委规定的格式，正副本各4份。申报、批复及建设计划的取得由基建处完成。

(2)前期资料 

包括：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有关行政主管部门（消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。

经有关部门批准后取得的工程前期文件材料，其原件应立即交给资料员存档。如果办理其它工程前期手续需要使用，或者在编制竣工文件时需要使用前期资料等情况，可到资料员处借用、复印。

(3)合同文件 

基建处管理的合同分类为：

① 勘察、设计、施工、监理四大合同；

② 各类分包合同；

③ 甲供材料、设备合同。

预算与合同管理办公室签订合同后，交办公室管理；其中办公室将合同复印两份，基建处甲方代表和现场监理各一份，以便监督合同执行。

(4)施工单位内业资料（含竣工图） 

施工单位不仅仅指大包单位。在大包施工合同外的其他施工队伍，包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍，还有室外工程所涉及的施工队伍等等，都在本条所指的施工单位范畴；

内业资料分专业由监理进行一审，甲方代表二审，需要建设单位技术负责人或主管领导审核的，报建设单位审核，审核后由施工单位交基建处资料员保管。

施工单位内业资料共四大部分内容：

第一部分：工程技术档案资料；

第二部分：工程质量保证资料；

第三部分：工程检验评定资料

第四部分：工程竣工图。

工程技术内业资料的主要内容有22项：

    工程质量保证资料的收集和整理，应包括原材料、构配件、器具及设备等质量证明和进场材料试验报告等，这些资料全面反映了施工全过程中质量的保证和控制情况。 

各专业工程质量保证资料的主要内容是：

工程检验评定资料的收集和整理，应按现行建设工程质量标准对单位工程、分部工程、分项工程及室外工程的规定执行。

进行分类组卷时，工程检验评定资料应包括以下内容：

竣工图是工程的重要档案。工程承发包合同或施工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章。“竣工图”章的内容应包括：发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等。管理竣工图时，应该考虑以下情况：

①没有变更的施工图，由承包人在原“施工图”上加盖“竣工图”章标志作为竣工图；

②在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由承包人在原施工图上注明修改部分，附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”章标志作为竣工图；

③结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充的，责任单位应重新绘制改变后的竣工图，承包人负责在新图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图。

④竣工图最多形成两套，一套送档案馆，一套竣工结算使用。

(5)监理资料 

监理单位按照《建设工程监理规范》进行资料收集、整理、编制。

监理资料在交付建设单位前，由甲方代表一审，工程科长二审，最后由项目总监理工程师交基建处资料员归档。

(6)竣工结算用技术资料汇总 

建设项目由于建设周期长，施工图之外的各种费用发生情况很多。尽管发生原因各式各样，各种资料手续齐全，但从投资客观控制的角度考虑，有必要进行此类技术资料的汇总。

竣工结算用技术资料的汇总，主要解决以下几个方面的问题：

①客观了解图纸外费用的发生情况，避免承包商重复要求进行经济签证；

②复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少失误；

③方便工程竣工结算工作的进行。

竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇总的只能是复印件。

竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容：

① 工程前期：拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等；

② 基础施工：障碍处理、浅基础处理，深基础处理等。

③ 主体工程：图纸会审；设计变更（甲方要求、用户要求、设计院要求）；现场签证；技术通知单；技术联系单；监理通知；甲方通知等。

④ 装饰工程：施工方案、施工图纸、渲染图、照片资料等；

⑤ 室外工程：室外地沟系统、外给排水系统、外电源系统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的现场变更等。

⑥ 配套工程：服务于项目的室外变电所、换热站等，其费用从既定工程列支者；内容须包括图形说明、文字说明等。

⑦ 专项工程：主体工程之外、校区决定后增加的类似超净恒温、电磁屏蔽等工程，及其引起的其他工种的再次变更等。

承包商按专业将上述资料装订成册，统一编号，一式四份，做好封面；交甲方代表一审，工程科长或主管领导二审；审核后的竣工结算用资料和施工单位内业资料一起交基建处资料员。

(7)竣工验收文件 

按照建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》和《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》要求所形成的文件，《哈尔滨工业大学基本建设项目竣工验收管理办法》对竣工验收文件的形成进行了进一步细化和要求。

竣工验收文件的形成涉及：建设、施工、监理、勘察、设计单位，涉及包括专项资质在内的各分包单位。各单位应按照档案资料的汇总管理原则进行汇总，将属于建设单位归档管理的资料按时移交基建处资料员。

(8)工程投资控制资料汇总及统计分析资料 

本条是指，基建处管理的工程，在工程竣工资料中，应该包含基建处如何进行投资控制的相关内容，以及以投资为核心，对项目各项经济指标进行的综合分析所形成的有关资料的汇总。

主要内容包括：

①总概算执行情况；

②结算工作的管理；

③节约或超支情况及原因分析；

④结算情况；

⑤综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；

⑥存在的主要问题及处理意见；

⑦项目建设的主要经验和教训；

本条与财务处根据《基本建设财务管理暂行办法》规定的《竣工财务决算》工作内容有区别。本条着重强调基建处作为建设单位是如何对投资进行控制，由此而形成的相关材料；财务处竣工财务决算的重点是固定资产的形成和移交，后的竣工财务决算是固定资产移交的主要内容，是移交的依据。

二者都要接受监督。处对基建处进行的投资控制，进行过程和对工程结算进行审价；处对财务处的竣工财务决算，要按照《机关对国家建设项目竣工结算实施办法》的规定进行。

基建处完成本项工作，相关资料应装订成册，作为归档工程资料的一个组成部分。

(9)竣工档案 

凡属国家国防科技工业局审批的固定资产投资项目，在满足本管理办法上述规定的情况下，还必须按照科工委的规定，进行竣工档案资料的整理。

国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》规定了竣工资料的内容，如下：

(一)建设依据；

(二)已验收的单项工程竣工资料；

(三)所在地行政主管部门对环保、消防、人防、劳动安全卫生等的单项验收意见，所在地工程质量监督部门质量评定意见；

(四)全部工程档案资料，包括建设时期勘察、设计、施工以及其它综合性的图纸资料；

(五)竣工验收总结报告，主要内容包括：

1、建设概况：建设依据、建设规模、建设过程（包括设计施工单位、承发包、招投标、建设监理及工程质量监督）等；

2、建设完成情况：全部建筑安装工程完成情况，设备仪器配备情况，未完工程，多余和尚缺设备情况及处理意见；

3、工程质量情况：建筑工程质量评审结论，设备安装及试车情况；

4、生产准备情况：人员组织、技术资料、工艺装置、动力供应、生产协作、安全技术、制度建立、生产能力等情况；

5、财务决算情况：总概算执行情况，节约或超支及原因分析，利用固定资产情况，结算情况；

6、单项工程交工和全部工程竣工情况，竣工资料、竣工图整理绘制情况；

7、综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析，考核工程投资效益，并预测项目建成后的经济效益和社会效益；

8、存在的主要问题及处理意见；

9、项目建设的主要经验和教训；

10、编制相关报表。

按国防科工委管理要求的竣工档案收集整理，需要校区校区基建处、财务处、审计处的相互配合。

本工作的牵头单位是基建处。

四、归档范围和保管期限

1、建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般可根据规定附件二《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。

2、基建处、校区档案馆及相关单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料，规定详细的规定范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

3、基本建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案材料实际保管期限不得短于建设项目实际寿命。

    附录一：建筑安装工程档案归档范围及组卷顺序 

    第一部分工程准备阶段文件 

一、项目审批文件 

1、项目建议书

2、立项批文

3、可研报告及审批意见（环境预测、三同时、卫生等文件材料）

4、建设工程规划许可证

5、有关行政主管部门（规划、消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件或取得的关协议

6、建设工程施工许可证

7、工程质量监督手续

二、建设用地、征地、拆迁文件 

1、选址规划意见通知书

2、用地申请报告及哈尔滨市人民政府建设用地批准书

3、拆迁安置意见、协议、方案等

4、建设用地规划许可证

5、绿线图、红线图或标明绿线、红线的总平面图

三、勘察、测绘、设计文件 

1、工程地质勘察报告

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

3、有关部门对施工图设计文件的审批意见

四、招投标文件 

1、勘察设计承包合同

2、中标通知书

3、施工承包合同

4、监理委托合同

五、建设、施工、监理机构及负责人 

1、工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单

2、工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单

3、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单

    第二部分监理文件 

一、监理规划 

1、监理规划

2、各专业监理实施细则

二、监理月报中的有关质量问题 

三、监理会议纪要中的有关质量问题 

四、进度控制 

1、工程开工审批表

2、工程复工、停工令

五、质量控制 

1、不合格项目通知

2、质量事故报告及处理意见

六、工程竣工结算审核意见书 

七、合同与其他事项管理 

1、工程延期报告及审批

2、合同争议、违约报告及处理意见

3、合同变更材料

八、监理工作总结 

1、工程竣工总结

2、质量评价意见报告

    第三部分施工文件 

一、土建（建筑与结构）工程

1、施工准备文件

⑴ 图纸会审记录

⑵ 工程定位测量资料

⑶ 基槽开挖线测量资料

2、地基处理记录

⑴ 验槽记录和地基处理记录

⑵ 桩基施工记录

⑶ 试桩记录

3、工程图纸变更记录

⑴ 设计变更记录

⑵ 工程洽商记录（技术核定单）

4、施工材料（预制构件）质量证明文件及复试试验报告（分材料按汇总表在前，合格证、试验报告在后的顺序排列组卷）

⑴ 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青出厂质量证明及复试试验报告汇总表

⑵ 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青出厂质量证明及复试试验报告

⑶ 预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、结构性能试验记录及合格证汇总表

5、施工试验记录（分项按汇总表在前，合格证、试验报告在后的顺序排列组卷）

⑴ 土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表

⑵ 土壤(素土、灰土)干密度、击实试验报告

⑶ 砂浆(试块)、混凝土(试块)抗压强度试验报告

⑷ 混凝土抗渗试验报告

⑸ 商品混凝土出厂合格证、复试报告

⑹ 钢筋接头(焊接)试验报告

6、隐蔽工程检查记录

⑴ 基础和主体结构钢筋工程

⑵ 钢结构工程

⑶ 防水工程

⑷ 高程控制

⑸ 幕墙工程

7、施工记录

⑴ 工程定位测量检查记录

⑵ 沉降观测记录

⑶ 工程竣工测量

⑷ 新型建筑材料

⑸ 施工新技术

8、工程质量事故处理记录

9、工程质量检验记录

⑴ 基础工程验收记录

⑵ 主体工程验收记录

⑶ 结构与功能性检测记录

⑷ 分部和专项工程质量验收记录

二、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（按分部工程分别排列组卷，不得混装）

1、图纸变更记录

⑴ 图纸会审

⑵ 设计变更

⑶ 工程洽商（技术核定单）

2、设备、产品质量检查、安装记录 

⑴ 设备、产品质量合格证、质量保证书（使用寿命10年以上的移交）

⑵ 设备安装记录

⑶ 设备试运行记录

⑷ 设备明细表

3、隐蔽工程检查记录 

4、施工试验记录 

⑴ 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录

⑵ 楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录

⑶ 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

⑷ 给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

⑸ 电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

⑹ 电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告

5、质量事故处理记录 

6、防雷检测报告 

7、绝缘电阻检测报告 

8、分部(子分部)工程质量验收记录 

三、室外工程

1、室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件

2、室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件

    第四部分竣工图 

一、综合图

1、总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)

2、竖向布置图

3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

4、电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图

5、设计总说明书

二、专业竣工图 

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、装修(装饰)工程竣工图

4、电气工程(智能化工程)竣工图

5、给排水工程(消防工程)竣工图

6、采暖通风空调工程竣工图

7、燃气工程竣工图

8、室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化竣工图

    第五部分竣工验收文件 

一、竣工验收记录 

1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

2、竣工报告

3、竣工验收备案文件

二、财务文件 

1、结算报告（政府投资和大型工程）

2、竣工财务决算

3、竣工财务决算报告，交付使用财产总表和财产明细表（政府投资和大型工程）

三、声像、电子档案 

1、声像档案

⑴ 工程照片

⑵ 录音、录像材料

2、电子档案

⑴ 光盘

⑵ 磁盘

    附件二：基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表