第一条 为进一步规范基建管理工作，提高工作效率，减少廉政风险点，遵守校区基本建设相关要求，对基建工程建设中发生的小额（小于30万元）专业工程、货物、服务等项目实行小额委托，特制定以下管理办法及工作程序。
第二条 本办法适用于基建处以合同方式有偿取得工程、货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。
1.工程是指基本建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修等；
2.货物是指与工程相关的设备、材料等；
3.服务是指地形测绘、地质勘探、图纸设计、工程咨询、工程检测、工程监测、环评、可研、招标代理等。
第三条 材料管理办公室成立基建处小额项目委托工作小组
组 长：处长
成 员：总工程师、材料管理人员、造价工程师、专业工程师和项目主管人员
第四条 工作小组主要的工作职责包括：
（一）主持基建处的小额项目委托工作；
（二）讨论基建处小额项目委托工作的重大事项；
（三）审批特殊小额项目的委托方式；
（四）其他需要评审小组决策的事宜。
第五条 小额项目委托方式
基建处小额项目委托方式,主要包括工作小组自行组织采购和委托招标代理机构两种方式。
技术规格、标准相对复杂，实施时间充裕的项目，原则上委托招标代理机构进行采购；技术规格简单、技术标准统一、市场竞争充分、实施时间紧迫的项目原则上小额项目委托工作小组自行组织采用竞争性谈判、竞争性磋商、商务谈判等方式确定供应商。
一般情况下，预算价格在15万元以下（含15万）的小额工程、货物采购、各类服务委托，由小额项目委托工作小组组织进行竞争性谈判来确定施工、供货、服务单位。
预算价格在15万元以上的小额工程、货物采购、各类服务委托，由材料管理办公室委托招标代理公司进行采购。
第六条 紧急工程项目及特殊情况项目的委托方式
紧急工程项目及特殊情况的项目由基建处工作例会或专题会议确定，报主管校领导审批。
第七条 小额工程施工项目图纸、所采购货物、服务的技术要求原则上要符合国家规定要求的程度，必须满足编制谈判文件的要求。
第八条 小额项目委托程序
（一）小额项目委托工作小组自行组织
1.在组织评审工作前，项目主管或专业工程师将工程图纸、技术要求等资料交给处总工程师和项目组组长审核、处长审批；
2.填报小额工程委托申请单（附件一）；
3.材料管理办公室组织市场询价（如有必要，组织市场考察、调研）；
4.预算与合同管理办公室制作清单、招标控制价并通过校区审计部门复核；
5.材料管理办公室3个工作日内完成小额项目委托公告的编制工作，工作小组组长审核通过后，发布公告。
6.材料管理办公室组织评审小组，确定成交供应商（附件七）；
7.材料管理办公室发布成交公告；
8.材料管理办公室负责填报小额委托审批单（附件二）送基建处编号存档。评审相关的资料按规定存档。
（二）委托招标代理机构进行采购
1.专业工程师提出并填写项目招标申请，提供完备的技术文件送总工程师和项目组长审核，处长审批；
2.从校区资产管理处招标代理机构库中选择招标代理机构；
3.材料管理办公室负责填写哈尔滨工业大学(威海)招标采购审批单（附件三）；
4.材料管理办公室组织市场询价（如有必要，组织市场考察、调研）、预算与合同办公室制作工程量清单及控制价或预算价格；
5.预算与合同管理办公室制作清单、招标控制价并通过校区审计部门复核，确定最终控制价；
6.材料管理办公室负责填写招标文件定制流转单（附件四），并提交招标所需资料给招标代理机构并委托招标代理公司编制招标文件；
7.项目组组长审核、处长审批；
8.招标代理机构发布招标公告，组织评标定标工作；
9.招标代理机构发布中标公告、公示、发出中标通知书；
10.材料管理办公室发布成交公告；
11.预算与合同管理办公室与中标人签订承包合同。
第九条 公告时间
预算金额在15万以下（含15万）的项目，材料管理办公室在基建处网站上发布公告，公告时间不少于5天；
预算金额在15万以上的项目，招标代理机构在固定网站上发布公告，同时材料管理办公室在基建处网站上发布公告，公告时间招标代理机构按规定要求设置；
公告的主要内容包括项目名称、项目概况、项目要求、项目预算、采购数量及规格、质保期、供货期（工期）、报名办法等。
如需勘察现场，材料管理办公室组织符合资质的报名单位完成现场勘察和答疑。
第十条 投标人根据招标人要求来编制报价和技术文件，同时要按要求提供各种资格审查必需的材料和承诺函。
投标人应当在承诺函中明确工程承包价、施工工期、质量、安全，承诺所提供的资格审查材料真实合法，并按谈判文件要求签订施工合同和按施工图纸要求完成所有工程量。
第十一条 小额项目发包承包实行发包价包干制度，发包后原则上不得进行工程量变更和追加工程造价。因施工现场等不可预见原因、设计变更确需追加工程造价，需要按《哈尔滨工业大学（威海）基建工程设计变更及现场签证管理办法》执行。
第十二条 中标人在收到中标通知后5日内与基建处签订小额委托合同。预算与和合同管理办公室按照国家、政府与校区相关规定与中标人签订合同。
第十三条 中标人有下列情形之一的，记入不良行为一次。
1.中标后放弃中标的；
2.收到中标通知书之日起5 日内不按招标人要求签订合同或不按照订立的合同履行义务的；
3.中标后无正当理由拖延工期，影响工程建设的；
4.履行合同过程中，给校区或基建处造成不良影响的，如不按合同要求进行安全文明施工、工作不认真而影响后续工作等情况。
有不良记录两次（含两次）以上的，取消小额工程预选承包商备案资格。
第十四条 合同造价在2万元以上（含2万元）的小额工程，工程结算均履行工程审计。并由造价工程师、主管工程师、处长签字认可后报送审计室。
第十五条 工作小组自行组织采购的评委
工作小组自行组织采购需书面邀请审计室、财务处、资产管理处等至少两个单位参加，对采购工作进行评审或监督。（附件九）
工作小组自行组织采购的评委为基建处小额项目委托工作小组成员及被邀请的审计室、财务处、资产管理处等部门成员；根据采购项目的实际需要，可外邀评委参加评审。
第十六条 有下列情况之一，可外邀评委参加评审：
（一）国家有特殊要求的；
（二）技术复杂、专业性强的；
（三）其他经采购工作小组讨论认为需要的。
第十七条 外邀评委由工作小组商定，材料管理办公室负责联系。
相关工作人员须对外邀评委的姓名、单位和联系方式等内容负保密的义务。
第十八条 任何单位和个人都不得指定外邀评委或干预外邀评委的确定工作。
第十九条 根据外邀评审的实际情况，须填写校内/校外评审信息登记表。(附件五、附件六)
第二十条 外邀评委资格条件
（一）具有良好的政治素质和职业道德，能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责，自觉维护国家利益和采购双方当事人的合法权益；
（二）从事相关领域工作经验丰富的人员；
（三）熟悉有关采购法律法规以及相关专业的规范和标准；
（四）身体健康，能够承担评审工作。
第二十一条 评委权利
（一）依据采购文件对响应材料（含样品）进行独立评审，提出评审意见，不受任何单位和个人的非法干预和影响；
（二）对评审活动中的违法、违规、违纪或不公正行为，有权向基建处材料管理办公室报告；
（三）法律法规和有关文件规定的其他权利。
第二十二条 评审义务
（一）按时参加评审工作，签署《基建处采购评委承诺书》（附件八），评审前不得透露自己参加评审工作的有关信息；
（二）评审专家须严格按照发布的采购文件客观公正地进行评审,对所提出的评审意见署名并承担个人责任；
（三）遵守评审工作纪律，不得私下接触供应商，不得收受他人的财物或参加其他可能影响评审公正性的活动，不得透露专家评审意见、成交候选人推荐名单以及与评审有关的其他情况；
（四）协助、配合监督部门的监督、检查、询问；
（五）与供应商有利害关系的，应主动提出回避；
（六）法律法规和有关文件规定的其他义务。
第二十三条 评委在评审期间有下列情形之一，情节严重的，终止其评审资格；违反国家法律法规的，按国家的法律法规执行。
（一）无正当理由，不参加评审活动的；
（二）有意隐瞒个人情况，不主动提出回避的；
（三）不能客观公正履行职责的；
（四）私下接触供应商，收受供应商的财物、宴请等，妨碍评审公正的；
（五）向他人透露评委评审意见、成交候选人推荐名单以及与评审有关其他情况的；
（六）其他违纪违规行为。
第二十四条 工作人员管理
工作人员应依法依规履行岗位职责，按照规定程序和流程开展采购工作，自觉接受上级主管部门和有关部门的监督。
工作人员不得限制或排斥任何合法法人或其他组织参加采购活动，不得对潜在供应商实行差别待遇或歧视待遇。
工作人员应遵守工作纪律，不得泄露与工作有关的秘密，不得与采购单位、供应商串通，损害国家利益、学校利益或者他人的合法权益，如违反上述规定，基建处依法依规追究其责任。
工作人员应廉洁自律，不得收受可能影响公正执行公务的礼品、礼金、消费卡等，不得利用职权或者职务上的影响操办婚丧喜庆事宜，不得接受可能影响公正执行公务的宴请或者旅游、健身、娱乐等活动安排，如违反上述规定，校区有关部门依法依规追究其责任。
第二十五条 项目结束后，材料管理办公室负责将采购相关文件及合同文本等资料一并整理成册，立卷归档。
第二十六条 投诉与质疑
供应商认为采购过程和采购结果使自己的权益受到损害的，可以在采购结果公布之日起1个工作日内，以书面形式向材料管理办公室提出质疑；不能以书面形式提出的，材料管理办公室有权不予答复。
第二十七条 本规定自2023年9月1日施行。